De idee fase/ aanloopfase/ verkennen

Bij de GCWK komen vragen binnen om samen te werken of ideeën te ontwikkelen. In de idee-fase wordt gekeken wat we met deze vragen kunnen doen. De onderdelen in de idee-fase beïnvloeden en scherpen elkaar. Een nieuw idee kan overal ontstaan. Een toevallig gesprek, een inspirerende publicatie, een boeiende spreker. Vanuit de ontmoeting ontstaat een nieuw idee en een potentiele samenwerking. deze fase kijken we of een samenwerking op basis van wederzijdse missie, visie en kernwaarden kansrijk is. We kijken naar de kansen voor een partnership. In deze fase gaat het nog niet over een specifiek projekt. De reikwijdte is beperkt tot 1 of een paar partners

In deze fase blijkt een noodzaak en urgentie tot samenwerken. Initiatiefnemers staan op. Juiste personen uit verschillende organisaties vinden elkaar. Partners leren elkaar beter kennen, verkennen het probleem en gaan op zoek naar een gemeenschappelijke focus. Ze bepalen met elkaar een visie op ‘hoe verder’.  In eerste instantie ga de projekt-ontwikkelaar op zoek naar iemand die dicht bij hem staat en het idee omarmt. Je gaat samen op zoek naar nieuwe partners, die bij kunnen bijdragen aan de uitwerking van het idee.

In deze fase worden vanuit Gebiedscoöperatie/ gebiedsdeals/ samenwerkingsverbanden (triple helix) projectvraagstukken opgehaald. Een vraagstuk, met aansluiting op de Kennis & Innovatie Agenda van de regio. De reikwijdte is beperkt tot 1 of een paar partners. Er is vaak 1 partij die de urgentie voelt. De bereidheid om eigenaarschap te nemen is gering. Men wil niet nu al het eigenbelang laten prevaleren.

Initieel worden de volgende stappen doorlopen:

Inventariseren wederzijdse missie, visie en kernwaarden

Het is belangrijk dat de waarden van partners op elkaar aansluiten. Met name waarden op het gebied van maatschappelijk verantwoord en betekenisvol ondernemen zijn belangrijk om te komen tot een resultaat met maatschappelijke impact

Kennisverwerving en verspreiding

Partijen gaan zich verdiepen in de beschikbare kennis op het onderwerp. In een transparante omgeving heeft iedereen recht op dezelfde info. Alle deelnemers worden min of meer materiedeskundige en zijn daarmee volwaardige gesprekspartners van elkaar

Eigenaarschap en commitment

De samenwerking wordt strategisch interessanter als meerdere partijen onderling waarden uitwisselen en zich eigenaar voelen van een project. Eigenaarschap is een breed begrip dat vooral te maken heeft met het nemen van verantwoordelijkheid, afspraken nakomen en een echte bijdrage leveren aan de organisatie.

Belangrijke aandachtspunten binnen eigenaarschap zijn:

  • Neemt elke partner zijn of haar verantwoordelijkheid
  • Wordt er goed samengewerkt door partners
  • Zijn partners oplossoingsgericht
  • Zijn partners pro-actief
  • Worden partners vanuit hun organisatie gestimuleerd in hun gezamenlijke cooperatieve werk (zie werkorganisatie)

 

Urgentie en belang

Iedere verandering begint met een gevoel van urgentie (Kotter, 2008). Kotter maakt een onderscheid tussen echte urgentie en valse urgentie. Valse urgentie wordt volgens Kotter gedreven door angst en woede. Het leidt tot veel activiteit en weinig productiviteit. Terwijl echte urgentie gedreven wordt door een diepe overtuiging.

Netwerkanalyse

De Netwerk Analyse zet het initiatief centraal Dit model vertrekt vanuit het gezichtspunt van initiatiefnemers, die zich samen willen inzetten voor het realiseren van een initiatief. Daarvoor moeten andere actoren in beweging komen. De manier waarop die andere actoren betrokken zijn verschilt. De Netwerk Analyse brengt posities van betrokkenheid in kaart. Dit maakt zichtbaar aan welke relaties prioriteit gegeven moet worden bij het nemen van volgende stappen. Actoren zijn op verschillende manieren betrokken Actoren die van belang zijn om het initiatief te laten slagen kunnen verschillende posities van betrokkenheid innemen.

Integreren en opschalen

Er wordt bekeken welke partners bij kunnen dragen aan het oplossen van het vraagstuk. Deze worden betrokken bij het ontwikkelen van het project. Ook wordt direct gekeken of er mogelijkheden zijn tot opschaling: gebiedsoverstijgende mogelijkheden en kansen. Het projectvoorstel wordt met docenten en school besproken en verder geconcretiseerd en er wordt een koppeling met het curriculum van een of meerdere opleidingen gemaakt. Het nieuwe idee wordt getoetst aan de Gebiedsagenda

Afstemmen op Gebiedsagenda

De basis van de samenwerking is de Gebiedsagenda, de kennis- & innovatieagenda van de regio. Deze agenda wordt via een methodische halfjaarlijks terugkerende aanpak opnieuw bekeken en vastgesteld. Ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op de agenda komen uit de regio (innovaties en trends gedreven vanuit (EU) beleid en commerciële of R&D ontwikkelingen of anderzijds vanuit behoeften (individuele) partners uit het samenwerkingsverband. Verder wordt gekeken naar al bestaande initiatieven en wordt er afgestemd op bestaande (overheids-) plannen

Scoop

In deze fase is het aantal belanghebbenden klein. Vanuit een kleine groep wordt het idee verder gebracht. Dit zijn nu al samenwerkende partijen, die bereid zijn het voortouw te nemen

Beschrijf de gezamenlijke ambitie
  • Aanleiding
  • Probleemstelling
  • De missie van het idee
  • De visie achter het idee
  • De ambitie/ het doel
  • De begroting voor deze fase
  • De maatschappelijke impact
  • Onderzoeksvragen
  • Relaties met andere projecten/ initiatieven
  • Kansen en bedreigingen
Globale vraagarticulatie

Samen met de vragensteller wordt een afspraak gemaakt om het idee of de vraag te verkennen en verder te concretiseren. Er vindt een gesprek plaats met de vraagsteller ter verdieping/analyse van het projectidee. Er worden alvast een aantal onderzoeksvragen geformuleerd. Het idee wordt met docenten en school besproken en verder geconcretiseerd en er wordt een koppeling met het curriculum van een of meerdere opleidingen gemaakt;

Kennisgebieden

Welke kennisgebieden worden aangesproken door het idee. Welke kennis en welke competenties zijn nodig om de uitwerking van dit idee tot een succes te maken

Capaciteitsplanning/ competenties

De capaciteitsplanning koppelt de inzet van medewerkers in uren aan het te verwachten werkaanbod. In deze planning wordt nadrukkelijk de werkorganisatie betrokken. In een vroeg stadium wordt verkend of er voldoende capaciteit aanwezig om de eventuele opdracht uit te voeren. Bovendien moeten de juiste competenties beschikbaar zijn.

Financieringskansen inventariseren

In de idee-fase wordt al gekeken welke bronnen van financiering er potentieel zijn voor dit project. Er vindt globaal onderzoek plaats naar de mogelijkheden.

Politiek

Het idee wordt getoetst aan criteria zoals belangenverstrengeling, concurrentievervalsing en politieke- en bestuurlijke gevoeligheid

GO/NOGO

De IWP-aanjager bepaalt aan hand van dit gesprek of het project haalbaar is. Indien het project niet haalbaar is wordt er gekeken naar de mogelijkheden om het project te vertalen naar een regulier traject, bijvoorbeeld in de vorm van stage, BPV, etc.

  • Hoeveel partijen hebben een intentieverklaring getekend
  • De wijze waarop de community wordt samengesteld
  • Wie maken er deel van uit, zijn de relevante spelers aan boord, zijn de belangen helder etcetera
  • De manier waarop de community gevormd is en werkt: niet als statische blauwdruk, maar in een interactief proces, met aandacht voor sociaal kapitaal, reflectie en reflectievermogen, voldoende coaching, kwaliteit, transparante monitoring
  • Urgentie en commitment met de daarbij behorende facilitering vanuit de regio en het onderwijs: ondersteuning met menskracht, ruimte, communicatie, expertise en visie, geld etcetera; • De flexibiliteit en veerkracht waarmee de community zich instelt op nieuwe omstandigheden en ook de pro-activiteit waarmee ze hierop vooruitloopt.
Formaliseren

Een partnership werkt alleen als je enkele zaken formaliseert. Niets formaliseren leidt tot te veel onduidelijkheid, te veel formaliseren tot starheid. In het lidmaatschapscontract wordt het lidmaatschap geformaliseerd en wordt de intentie vastgelegd om strategisch samen te werken. In de samenwerkingsovereenkomst spreek je met elkaar welke afspraken je wilt vastleggen. Het gaat dan over de volgende zaken: rollen, uren en geld. Samenwerken zonder afspraken vast werkt niet..Voorop blijft echter ook staan dat een contract nooit een doel op zich mag zijn. Contracten kunnen een middel zijn om de samenwerking beter te laten verlopen. Verder dwingt het opstellen van een contract vaak tot meer duidelijkheid.

Rollen en taken

Er wordt al globaal gekeken naar rollen en taken. Welke competenties zijn nodig. Iedere deelnemer (5O’s) binnen het project heeft een rol en taak.

Communicatie

Het nieuwe project wordt intern en extern gecommuniceerd. Er wordt een kick-off georganiseerd

To do's en deliverables
  • Onderzoeksplan
  • Ambitieplan/ Samenwerkingsovereenkomst
  • Overzicht met rollen en taken van alle partners
  • Opdrachten op workcept (http://workcept.nl