Penvoeren/ project administreren

Activiteiten organisatorisch

  • maakt afspraken en plant vergaderingen in, je beheert de agenda van de projectleider of projectmanager;
  • notuleert bij vergaderingen;
  • bereidt projectplannen voor en schrijft eraan mee;
  • richt de urenregistratie in
  • beheert de urenregistratie
  • fungeert als vraagbaak en informatieverstrekker voor iedereen die bij het project betrokken is, zowel intern als extern;
  • Verantwoording/ rapportages subsidies
  • Is verantwoordelijk voor de voorbereiding en follow-up van de vergaderingen
  • conceptagenda opstellen, relevante stukken verzamelen en aanleveren, datum-afspraken maken, locatie regelen, notuleren
  • Assisteert bij de verslaglegging van activiteiten en communicatie met de betrokken
  • Onderhoudt contacten met projectuitvoerders in verband met administratieve en andere praktische zaken
  • Assisteert bij de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding van events zoals training-sessies, workshops, conferenties, etc.
  • Voert administratieve werkzaamheden uit, bijvoorbeeld archivering van stukken, bestanden in ‘Basecamp’ en adressen in ons CRM-systeem ‘Teamleader’
  • Assisteert in overleg met de financieel verantwoordelijke bij de financiële administratie/ subsidieverantwoording.
  • Genereert managementinfo m.b.t. het project (rapportage over KPI’s)

Activiteiten financieel

  • Controleren van de volledigheid van de benodigde documenten en informatie bij aanvang en wijzigingen van een project;
  • Verantwoordelijk voor het dossier; vastleggen van projectgegevens en benodigde documenten in het projectmanagementsysteem;
  • Treffen van administratieve voorbereidingen teneinde te borgen dat financieel uitvoering kan worden gegeven aan een project (o.a. mogelijkheid tot bestellen);
  • Verantwoordelijk voor de facturering aan sponsoren; tijdig informeren van medewerkers/afdelingen welke bijdrage van hen wordt verwacht; signaleert openstaande actiepunten aan de betreffende medewerkers/afdelingen;
  • Signaleren van afwijkingen in de projectgegevens teneinde te bewaken dat aan de interne richtlijnen van de organisatie wordt voldaan;
  • Ondersteunt de projectcontroller bij het opstellen van financiële (eind)verslagen voor sponsoren en de voorbereiding van accountantscontroles;
  • Treffen van voorbereidingen voor het afsluiten van het projectdossier.